Ya sabemos gracias al post de Miky que  en Frogtek somos adictos a Trello y a sus múltiples columnas y tarjetas. Primero porque es una manera fácil de casi “documentar” procesos complejos y con muchas fases, pero  también porque es la manera más sencilla de que todo el mundo siga la metodología, o porque da visibilidad a todo el equipo o muchas otras razones… la última, pero no por ello la menos importante, la comenta el propio Miky en su post:

Pero lo bueno viene ahora. La historia de usuario terminada, la petición la mueves a terminada también. Empieza la diversión. La US se contabiliza, se archiva en otro Trello que lleva las US asociadas a las diferentes versiones de los productos. Se envía un email para pedir feedback sobre la resolución de la incidencia. Se trasmiten los comentarios, se agregan las valoraciones. La persona que ha hecho la petición percibe que alguien, y no algo, ha hecho el trabajo. Buenas ideas. Y la mejor idea de todo este párrafo: algunas cosas están automatizadas, pero todas son transparentes al desarrollador.

La contabilización de USs es una tarea en parte manual y mecánica pero da unos frutos muy interesantes cuando empiezas a mirar en los datos. El principal es nuestro Balanced Scorecard (también llamado Cuadro de Mando Integral) que integra, entre otros muchos datos, todos los indicadores de satisfacción de peticiones y de la implementación de historias de usuario. Tiene una pinta tal que así.

Para el que no haya visto nunca un Mapa Estratégico o un Balanced Scorecard se puede resumir más o menos en lo siguiente:

• Un Mapa Estratégico es una como una representación de la estrategia de la compañía en un conjunto de objetivos en diferentes perspectivas (la financiera, la de clientes, la de procesos y la de equipo). Básicamente se podría reducir como las respuestas que hay que dar consecutivamente a las siguientes preguntas.
  • ¿Cuales son las expectativas financieras de la empresa? Facturar X, conseguir una inversión Y…
  • ¿Qué ofrece el negocio a los clientes (que le llevará a satisfacer las expectativas financieras)? Un producto con un gran valor o con un valor diferencial, una atención al cliente excelente…
  • ¿Qué tiene que hacer el negocio para cumplir con los clientes? Tener un desarrollo de producto ágil y eficaz, gestionar las incidencias de manera magnífica…
  • ¿Qué garantiza la ejecución óptima de los procesos? Un equipo satisfecho (ésta es un clásico), conocimientos sobre desarrollo de producto, una plataforma de atención al cliente puntera… lo que sea.
• Y un Balanced Scorecard, según mi personal punto de vista, viene a ser exactamente lo mismo pero sustituyendo esos objetivos en cada una de las perspectivas por indicadores (KPIs).

Normalmente un Mapa Estratégico tiene la perspectiva financiera arriba del todo, ya que ganar pasta suele ser el fin último de todas las empresas… en el caso de Mapa Estratégico del Departamento de Tecnología de Frogtek nosotros lo hemos colado abajo ya que hacer pasta no es nuestro objetivo del área… pero bueno eso en el fondo es debatible y no es tan importante para este post en particular. En la siguiente imagen podéis ver un boceto del Mapa Estratégico del nuestro departamento.

Básicamente muestra que nosotros consideramos que habremos hecho un buen trabajo si:

1. Ayudamos proactivamente con tecnología y datos al resto de departamentos a mejorar sus KPIs y alcanzar sus objetivos.
2. Mantenemos los sistemas siempre up & running y evolucionamos la infraestructura para asegurar la escalabilidad.
3. Creamos productos de valor para tenderos.
4. Resolvemos cualquier problema técnico de manera puntual y eficaz.

El resto de objetivos en procesos, equipo y finanzas tienen que servir a estos cuatro.

Y luego viene cuando pasamos del Mapa Estratégico, una slide estática en una presentación, a la parte que mola… un Balanced Scorecard colgado en la web con KPIs que se actualizan en tiempo real (o casi). La razón por la que un servidor dedica unas 2 horas al mes a contabilizar USs, peticiones, incidencias u otras cosas. No hay mucha magia tecnológica detrás de esto: Clicdata, Spreadsheets, Google Forms, Trello… le das las vueltas con Zapier, lo aderezas con una pizquita de amor… et voilà: una de indicadores para el proceso de gestión de peticiones y colaboraciones (lo que nosotros llamamos Roadmap).

No se queda ahí la cosa. Haciendo click en cada indicador puedes entrar en un segundo nivel con la evolución mensual de la duración del ciclo de vida, el cumplimiento de expectativas (esas cosas que se piden para ayer), el número de peticiones, la satisfacción o el desglose de peticiones por cliente y/o épica. Todo ello filtrado por fecha, cliente, producto, épica…

Y lo mismo para el segundo Trello (proceso) que mencionaba Miky en su post, el proceso de desarrollo de USs.

Con sus pertinentes desgloses.

Adicionalmente para cada dashboard de segundo nivel tenemos una tabla con las iniciativas de mejora relacionadas que hemos llevado a cabo en el periodo. Una buena manera de ver si las mejoras que propones tienen algún impacto en la mejora de los indicadores. Mejoras que, por cierto, también tienen su propio Trello, sus propios KPIs y sus propios indicadores. En Frogtek España todo tiene un Trello.   😉  😛 😕  … No es broma.

Y como todo en Frogtek España tiene un Trello nuestro Balanced Scorecard no sólo tiene KPIs para Roadmap y Desarrollo, también para el rendimiento de nuestro proceso de entrega de datos punta a punta, el uso de nuestro producto por parte de los tenderos, la gestión de incidencias, la gestión de despliegues de nuevas versiones, la valoración del trabajo del responsable del equipo, la gestión de las iniciativas de mejora, la satisfacción del propio equipo e incluso el cómo y dónde nos gastamos el dinero. Para no alargarnos no vamos a entrar en todos y cada uno de ellos (al menos no en este post) pero que sepáis que tenemos Trellos para aburrir (alrededor de una veintena para gestionar Tech) y que podría estar escribiendo sobre ellos hasta 2020.   😛